A nova plataforma do Governo Federal unifica o envio de informações trabalhistas aos órgãos reguladores e isso tem trazido grandes desafios para as empresas.
A gerente de planejamento da LG lugar de gente, Sáttila Silva, que está envolvida nas discussões do governo sobre o eSocial desde 2010, explica como resolver os 6 maiores desafios que as companhias estão enfrentando ou que ainda irão encarar ao fazer a integração com a plataforma:
1. Unificação das informações
O envio das informações de todas as áreas das empresas deve ser feito antes do fechamento da folha, para que o RH possa apurar os recolhimentos e sintetizar os dados que serão encaminhados ao governo. É por isso que os departamentos precisam trabalhar com o sincronismo de informações e a empresa deve estimular a comunicação entre eles, de forma a garantir o sucesso das entregas. Na solução de folha de pagamento da LG lugar de gente, por exemplo, é possível conceder visibilidade de acordo com os arquivos específicos do eSocial. Assim, cada área fica responsável por seus dados e consegue acessar dentro do módulo eSocial apenas as informações que lhes dizem respeito.
2. Transparência dos processos
O eSocial vem mostrando para as empresas do Brasil que espera a transparência dos dados. Por isso, todas as informações prestadas precisam ser coerentes com o que ocorre de fato nas organizações. Por exemplo, o eSocial não espera que sejam enviadas as batidas de ponto do trabalhador, porém devem ser encaminhados todos os horários que o funcionário cumpre na organização. A empresa que enviar as informações corretas não sofrerá com possíveis malhas fiscais, que poderão desencadear autuações e multas.
3. Complexidade do sistema tributário
O Brasil é o país em que as empresas mais despendem tempo para ficar em dia com o Fisco. Ao iniciar as homologações com o eSocial, as empresas poderão sentir como será a rotina de trabalho após a implantação do projeto. O eSocial veio para modificar as obrigações que as companhias precisam cumprir de maneira que elas fiquem em dia com o governo. Isso não quer dizer menos trabalho, nem menos obrigações, pois, com a remodelagem de processos das organizações, muitas rotinas serão revistas e alteradas de forma a ficar mais aderente ao que se propõe o eSocial.
Isso significa que o eSocial será uma grande fonte de informações para o governo, já que será integrado com a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF Web), um sistema que substituirá a GFIP, e também com o portal do FGTS, no qual será possível realizar a emissão das guias para pagamentos dos tributos.
4. Mudança na rotina
As empresas precisam utilizar esse momento de testes para entender como será o funcionamento do eSocial a partir da data de implantação. Porém, mais importante ainda é validar os cenários reais que existem no dia a dia da organização. Por mais que o eSocial apresente bastante consistência com as regras definidas, pode ser que a empresa possua algum cenário que precise de adequação em determinada regra. Não homologando nesse período definido, ao entrar em produção, o cenário problemático será descoberto e poderá ser tarde para alterar e conseguir prestar a informação corretamente ao eSocial. Por isso, é importante ir homologando e validando os dados internos e a aderência da regra à realidade da empresa.
5. Cumprimento de prazos
Neste momento, o eSocial não definiu tempo de retorno dos protocolos, recibos e inconsistências dos envios dos eventos, porém deixou claro que o tempo de espera não será longo, mas que a empresa precisa se preparar e trabalhar com o gerenciamento de riscos. Ou seja, se o fechamento da folha precisa ser enviado até o dia 7 do mês seguinte ao da competência, por que não se programar para enviar antes ou até mesmo ir enviando aos poucos as folhas? Por não haver nenhuma contingência ou prorrogação de prazo para o fechamento da folha, a empresa precisa ficar atenta com os prazos definidos.
6. Inconsistência de dados
Todos as informações relativas aos trabalhadores estarão no eSocial: exames admissionais, novos empregados, demissões, entre outros. Para os dados de ponto, jornada de trabalho e folha de pagamento, já é possível realizar os testes na plataforma. O mais importante é refletir a realidade da empresa e, dessa forma, fazer os ajustes necessários nos processos internos, verificando a consistência das informações. Assim, é possível conseguir o equilíbrio entre o prazo de entrega e a qualidade do que está sendo prestado.