O setor de Recursos Humanos de uma empresa lida com documentos todos os dias. E alguns cuidados básicos podem ser essenciais para garantir o armazenamento correto.
Quando falamos em cuidados com documentos, o setor de Recursos Humanos da empresa precisa lidar com muita demanda de dados. Por esse motivo, faz-se necessário saber como armazenar uma grande quantidade de documentos em segurança e boa preservação.
Se a sua empresa ainda não possui um sistema de organização para documentos próprio, esse talvez seja o momento de investir em técnicas de gerenciamento.
Neste artigo, trazemos 5 cuidados com documentos para o setor de RH que podem te ajudar a sistematizar documentos.
1. Recupere dados perdidos
Se você está na fase de organização dos documentos, é importante verificar se todos os arquivos necessários ainda estão disponíveis. Isto é, se por algum motivo você excluiu algum documento de RH, essa é a hora de obtê-lo de volta.
Caso o acesso inicial a esses documentos tenha sido por celular, existem aplicativos específicos para isso, como o Wondershare Dr.Fone. Imagine que em uma conversa por WhatsApp com seu cliente, sem querer você apagou o Contrato de Trabalho recém-assinado.
Por mais desesperador que pareça ser, através dessa ferramenta é possível recuperar arquivos apagados facilmente. Em passos simples, você pode recuperar dados do WhatsApp ou do sistema do celular, seja para Android ou iOS.
Esse software também recupera mensagens e anexos do WhatsApp, assim como dados do iTunes e iCloud. Assim, utilizar ferramentas como a do Dr.Fone também é uma maneira de garantir cuidados com documentos
2. Saiba qual é a sua demanda organizacional
Com todos os arquivos em mãos, também é preciso cuidados com documentos na hora de identificá-los e organizá-los.
Nesse momento, cabe ao gestor da empresa saber todos os aspectos necessários para manter documentos do setor RH em conservação. Para além dos aspectos legais e trabalhistas, surgem características particulares de cada área de atuação.
Assim, é interessante sempre se certificar quais documentos fazem parte da sua demanda organizacional. Caso você utilize muito o WhatsApp ou outros aplicativos para envio de documentos importantes, pode ser interessante sempre verificar se algum arquivo não foi excluído.
Se isso acontecer, é possível recuperar arquivos apagados Android e iOS com ferramentas específicas.
3. Padronização e local de armazenamento
Outro cuidado importante está na definição do local de armazenamento dos documentos e na padronização de arquivos.
Se você deseja ter mais cuidados com documentos, é necessário garantir um local adequado para armazená-los. Seja para documentos digitais ou impressos, ter cada arquivo em lugar de fácil acesso evita perder muito tempo procurando.
Ao trabalhar em um espaço organizado, você também está otimizando seu tempo e garantindo que nenhum documento seja extraviado ou perdido.
Por isso, ao ter um local de armazenamento definido, também é importante manter um padrão de organização. De nada adianta armazenar seus arquivos sem ter um formato explícito de padronização. O tempo que você economizou com a definição de um local, pode ser desperdiçado levando horas para encontrar um arquivo.
Dessa forma, procure definir um padrão de organização objetivo e compreensível para todos. Uma dica é utilizar regras para nomenclatura, datas de início e fim ou para finalidade e natureza do arquivo.
E claro, lembre-se de fazer backups periódicos. Esses backups valem tanto para os documentos do computador, quanto para dispositivos móveis, como um smartphone Android.
4. Digitalização de documentos
A digitalização é imprescindível quando o assunto é garantir cuidados com documentos. Essa medida é a mais eficaz para preservar e manter seus arquivos em segurança. Por isso, torna-se necessário para empresas em algum momento passarem pelo processo de digitalização de documentos do setor de RH.
Na área de gestão, existe uma nomenclatura específica para gerenciar arquivos eletrônicos. Mais conhecido como GED, o gerenciamento eletrônico de documentos passa a ser uma tarefa indispensável para gestores.
Também é possível garantir as seguintes vantagens com a digitalização no trabalho:
Otimização do fluxo de trabalho.
Redução do espaço de arquivo físico.
Diminuição de custos e redução do uso de papel.
Integridade e confiabilidade das informações.
Facilidade de acesso.
Por esses benefícios, percebe-se como a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) são investimentos precisos para toda empresa.
5. Controle de armazenamento e documentos obrigatórios
Outro fato muito importante para preservar e ter cuidados com documentos no setor de Recursos Humanos, é conhecer o prazo de armazenamento de cada arquivo.
Quando sabemos o tempo necessário para guardar cada documento, também facilita todo o processo de organização. Assim, procure sempre estar atento ao controle de temporalidade dos arquivos.
De modo geral, deve-se guardar documentos trabalhistas por pelo menos 5 anos, podendo variar de acordo com a especificidade do arquivo. Por exemplo, informações e documentos relacionados ao FGTS devem ser armazenados por 30 anos.
Também é importante saber quais documentos são considerados obrigatórios. Alguns dos documentos obrigatórios para o setor de Recursos Humanos são:
Pedido de demissão.
Aviso Prévio.
Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho.
Atestado Médico.
Exames médicos.
Guia de Recolhimento do FGTS.
Cuidados que fazem a diferença no setor de Recursos Humanos
Reunimos apenas 5 cuidados com documentos que podem fazer grande diferença na organização do setor de RH de uma empresa, práticas e programas capazes de melhorar a sua rotina.
Por isso, se você deseja que seu negócio continue crescendo, pode ser necessário investir em técnicas de GED.
Pode-se utilizar ferramentas de organização e recuperação de dados, assim como contratar empresas especializadas no gerenciamento eletrônico de documentos.
Fonte: RH Portal
Para soluções da DBS Partner em custódia de prontuários físicos de funcionários, e outros serviços de armazenamento, mande um email solicitando mais informações para dbs@dbspartner.com.br.
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